Riitta Koskinen: Yksisuuntaisesta tiedotuksesta aitoon vuorovaikutukseen

1.6.2018


Työyhteisössä toimii aina erilaisia ihmisiä. Työntekijöiden keskinäinen kommunikointi vaikuttaa työn suorittamiseen, erityisesti tiimeissä ja työryhmissä. Hyvä tiedonkulku on tärkeää. Työyhteisön jäsenten verkostot ja niiden hyvä vuorovaikutus on yksi organisaation resurssi, jonka avulla yritys voi saavuttaa tavoittelemiaan positiivisia asioita. Avoin keskustelu synnyttää luottamusta ja tuo tunteen yhteen hiileen puhaltamisesta.

Eri tutkimukset antavat viiteitä siitä, että työhyvinvoinnilla ja toimivalla viestinnällä on positiivinen yhteys toisiinsa. Vuorovaikutusta ja viestintää kehittämällä pystytään vaikuttamaan työyhteisön hyvinvointiin. Jokaisen tiimin jäsenen on tärkeää saada oikeaa ja ajantasaista tietoa, mutta vähintään yhtä tärkeää on se, että jokainen työntekijä saa tilaisuuden kertoa oman mielipiteensä häntä koskevissa asioissa. Aidon vuorovaikutuksen saavuttamiseksi esimerkiksi infotilaisuuksissa henkilöstöä on hyvä kannustaa esittämään kysymyksiä ja pitämään puheenvuoroja varaamalla niihin riittävästi aikaa ja jakamalla käsiteltäviä asioita koskeva materiaali etukäteen.

Olen huomannut, että usein tarvitaan se ensimmäinen kysyjä, että muutkin rohkaistuvat esittämään kysymyksiä. Tyhmiä kysymyksiä ei ole. Minulla on usein tapana pohtia esityksen aikana vähintään yksi tarkentava kysymys, jonka esitän tilaisuuden alustajalle, ellei keskustelu muuten lähde liikkeelle.

Työntekijöiden luottamusta organisaatioon vahvistaa vuorovaikutteinen ja avoin kommunikaatio taloudellisesta tilanteesta ja organisaatiouudistuksista. Informaation oikea-aikaisuus ja todenmukaisuus estävät huhujen ja luulojen leviämistä työyhteisössä ja vähentävät pelkoa ja epävarmuutta. Luottamusmiehenäkin minun on mahdollista välittää luottamuksellisesti tietoa edustamilleni henkilöille heitä koskevissa asioissa.

Yhdessä tekemällä ja keskustelemalla luodaan yhteisiä merkityksiä ja ymmärrystä asioista ja tilanteista. Vuorovaikutteisella viestinnällä yhteisistä asioista työyhteisö sitouttaa jäseniään tavoitteisiin ja luo yhteisöllisyyttä. Ihmisten halu olla tietoinen työyhteisöään ja toimialaansa koskevista asioista ja pyrkimys jakaa tietoisuuttaan vaatii toimivia viestintäjärjestelmiä ja –foorumeita. Säännöllisten työpaikalla pidettävien viikko- tai kuukausi-infojen lisäksi työyhteisöllä voisi hyvä olla mahdollisuus keskustella esim. suljetussa Facebook-ryhmässä ja tiimeillä olla omat WhatsApp-ryhmät jne.

Työntekijöiden erilaiset kyvyt informaation käsittelyyn ja viestintään täytyy ottaa huomioon suunniteltaessa organisaation viestintäpolitiikkaa; viestinnän tapoja ja välineitä. Työntekijöiden ikä, koulutus ja ammattitausta vaikuttavat viestien välittymiseen. (S. Peltola, 2015) Tärkeintä on, että kaikkien mielipiteitä kuunnellaan ja arvostetaan. – Arvostuksen puute johtaa helposti keskinäiseen kilpailuun ja epäluottamukseen. Vuorovaikutusta alkavat hallita negatiiviset tulkinnat kollegoiden viesteistä ja vaikuttimista. Virheiden käsittely rakentavasti ja ketään syyllistämättä luo mahdollisuuden uuden oppimiseen. Olen itsekin huomannut, että huonosti sujuneen työtehtävän johdosta kannattaa keskustelu aina aloittaa kysymällä ensin projektiin osallistuneiden omaa näkemystä siitä, kuinka asia hoidettiin ja mitkä johtivat heikkoon esitykseen. Silloin vastaukseksikin saa varmemmin rakentavaa palautetta.

Summa summarum: Puhuminen ja asioista keskustelu kannattaa aina!

 

Riitta Koskinen
Toimihenkilöiden luottamusmies/Data Assistant

Pilkington Automotive Finland Oy, Tampere
Ammattiliitto Pron Kulutustavarateollisuusalojen neuvottelukunnan jäsen